Dataskyddsbeskrivning

Registeransvarig

P.G. Hartwalls stiftelse sr (FO-nummer 3588695-6)

Norra Esplanaden 5, 00170 Helsingfors

info@pghartwallsstiftelse.fi

Kontaktperson i registerärenden

I frågor som gäller registret kan du kontakta kontaktpersonen Vladimira Therman (vladimira.therman@pghartwallsstiftelse.fi).

Ändamål med behandlingen och rättslig grund

Stiftelsen behandlar personuppgifter för två ändamål: bidragsverksamheten och kontakter som inkommer via webbplatsen.

Bidragsverksamhet. Stiftelsen har inget ansökningsförfarande, utan stiftelsens styrelse väljer bidragsmottagarna enligt de tyngdpunkter som den har fastställt. Stiftelsen behandlar uppgifter om bidragsmottagare och deras kontaktpersoner för att bevilja, betala ut och följa upp bidrag samt för anmälningar till myndigheter. Behandlingen grundar sig på stiftelsens berättigade intresse att förverkliga sitt stadgeenliga ändamål samt på fullföljandet av lagstadgade skyldigheter, såsom bokföringsskyldigheter.

Kontakter. Stiftelsen behandlar uppgifter som lämnats via webbplatsens kontaktformulär för att besvara kontakter och sköta ärenden som gäller dem. Behandlingen grundar sig på avsändarens samtycke och på stiftelsens berättigade intresse att besvara meddelanden som riktas till den.

Personuppgifter som behandlas

I bidragsverksamheten behandlas följande uppgifter:

• bidragsmottagarens eller dess kontaktpersons identifierings- och kontaktuppgifter, såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadress och FO-nummer
• uppgifter och handlingar som gäller bidraget
• uppgifter som gäller utbetalning, såsom kontonummer och betalningstransaktioner
• beslutsuppgifter som gäller bidraget och eventuella ändringar
• uppgifter som gäller anmälningar till myndigheter, såsom anmälningar till Skatteförvaltningen

Vid kontakter behandlas namn, e-postadress, ämne och meddelandets innehåll som lämnats i formuläret.

Uppgiftskällor

Uppgifterna fås i första hand av den registrerade själv: i bidragsverksamheten av bidragsmottagaren eller dess kontaktperson och vid kontakter av formulärets avsändare.

Mottagare och utlämnande av uppgifter

Uppgifterna i bidragsverksamheten behandlas av stiftelsens styrelse samt vid behov av externa sakkunniga och tjänsteleverantörer som stiftelsen anlitar. Alla som behandlar uppgifterna är bundna av tystnadsplikt, och tillgången till uppgifterna är begränsad till den omfattning och tid som uppdraget kräver.

Stiftelsen kan lämna ut uppgifter till Skatteförvaltningen för att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter. Uppgifter kan även lämnas ut till andra stiftelser och fonder, dock endast i den mån det är nödvändigt. Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring.

Uppgifter som gäller kontakter behandlas av stiftelsen och lämnas inte ut till utomstående annat än när lagen kräver det.

Kontaktformulärets tekniska genomförande

När du skickar kontaktformuläret behandlas uppgifterna i en serverfunktion på webbplatsens plattform och vidarebefordras per e-post via stiftelsens egen e-postserver till info@pghartwallsstiftelse.fi. Meddelandena hamnar i stiftelsens e-postsystem.

Formulärets uppgifter sparas inte i någon separat tredjepartstjänst för formulär. Plattforms- och e-posttjänsterna för webbplatsen anskaffas av externa tjänsteleverantörer som behandlar uppgifterna för stiftelsens räkning och med vilka behandlingen av personuppgifter har avtalats.

Offentliggörande av beslut och uppgifter

Stiftelsen kan offentliggöra bidragsmottagarens namn, bidragets ändamål, hemort, bidragets storlek, beslutsdatum och verksamhetsområde. Uppgifter kan offentliggöras i stiftelsens publikationer, på webbplatsen och i sociala medier.

Syftet med offentliggörandet är att upprätthålla det offentliga förtroendet för bidragsverksamheten och att undvika överlappande finansiering. Stiftelsen lämnar inte ut utlåtanden eller bedömningar som gäller bidragsbeslut.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter överförs i regel inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. I den mån leverantören av webbplatsens plattform eller e-posttjänst behandlar uppgifter utanför området är behandlingen skyddad med lämpliga skyddsåtgärder, såsom standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen.

Lagringstid

Uppgifter i bidragsverksamheten bevaras i minst 10 år. Lagstadgade skyldigheter, såsom bestämmelser om bokföring, kan kräva att uppgifterna bevaras även därefter.

Uppgifter som gäller kontakter bevaras så länge behandlingen av kontakten kräver det. Därefter raderas meddelandena, om det inte finns någon särskild orsak att bevara dem.

Skydd av uppgifterna

Personuppgifter behandlas så att den registrerades integritet inte äventyras obefogat. Uppgifterna behandlas endast av de personer vars uppgifter kräver det, och de är bundna av tystnadsplikt.

Uppgifterna och deras bilagor skyddas mot utomstående. Uppgifter som behandlas elektroniskt skyddas med lämpliga tekniska åtgärder, såsom krypterade förbindelser och åtkomsthantering.

Automatiserat beslutsfattande

Stiftelsen fattar inte automatiserade beslut utifrån personuppgifter och profilerar inte de registrerade. Det slutliga beslutet fattas alltid av flera personer.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

• kontrollera sina egna uppgifter och få veta om hens uppgifter behandlas i stiftelsens register
• begära att en felaktig uppgift rättas
• begära att uppgifterna raderas, om det inte finns någon laglig grund för behandlingen
• begära att behandlingen begränsas i de situationer som anges i lag
• invända mot behandlingen när den grundar sig på berättigat intresse
• återkalla sitt samtycke när behandlingen grundar sig på samtycke

Begäran görs skriftligt och undertecknad till info@pghartwallsstiftelse.fi. Stiftelsen kan be den som framställt begäran att bestyrka sin identitet. Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits.

Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifterna strider mot dataskyddsförordningen. I Finland är tillsynsmyndigheten dataombudsmannens byrå (tietosuoja.fi).

Kakor

Webbplatsen använder endast kakor som är nödvändiga för webbplatsens funktion och säkerhet. På webbplatsen används inga spårnings-, analys- eller marknadsföringskakor, och besökarna identifieras inte. Nödvändiga kakor kräver inget separat samtycke.

Ändring av beskrivningen

Stiftelsen kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning när verksamheten eller lagstiftningen förändras. Den aktuella beskrivningen finns tillgänglig på stiftelsens webbplats.