Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

P.G. Hartwallin säätiö sr (Y-tunnus 3588695-6)

Pohjoisesplanadi 5, 00170 Helsinki

info@pghartwallsstiftelse.fi

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Rekisteriä koskevissa kysymyksissä voit olla yhteydessä yhteyshenkilöön Vladimira Thermaniin (vladimira.therman@pghartwallsstiftelse.fi).

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Säätiö käsittelee henkilötietoja kahta tarkoitusta varten: avustustoimintaa ja verkkosivuston kautta tulevia yhteydenottoja.

Avustustoiminta. Säätiöllä ei ole hakemusmenettelyä, vaan säätiön hallitus valitsee avustuksensaajat määrittelemiensä painopisteiden mukaisesti. Säätiö käsittelee avustuksensaajien ja heidän yhteyshenkilöidensä tietoja avustusten myöntämistä, maksamista ja seurantaa sekä viranomaisilmoituksia varten. Käsittely perustuu säätiön oikeutettuun etuun toteuttaa sääntömääräistä tarkoitustaan sekä lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitovelvoitteiden, noudattamiseen.

Yhteydenotot. Säätiö käsittelee verkkosivuston yhteydenottolomakkeella annettuja tietoja vastatakseen yhteydenottoihin ja hoitaakseen niihin liittyvän asioinnin. Käsittely perustuu lomakkeen lähettäjän suostumukseen ja säätiön oikeutettuun etuun vastata sille osoitettuihin viesteihin.

Käsiteltävät henkilötiedot

Avustustoiminnassa käsitellään seuraavia tietoja:

• avustuksensaajan tai tämän yhteyshenkilön yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja Y-tunnus
• avustusta koskevat tiedot ja asiakirjat
• maksatukseen liittyvät tiedot, kuten tilinumero ja maksutapahtumat
• avustusta koskevat päätöstiedot ja mahdolliset muutokset
• viranomaisilmoituksiin, kuten Verohallinnolle tehtäviin ilmoituksiin, liittyvät tiedot

Yhteydenotoissa käsitellään lomakkeella annettua nimeä, sähköpostiosoitetta, aihetta ja viestin sisältöä.

Tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään: avustustoiminnassa avustuksensaajalta tai tämän yhteyshenkilöltä ja yhteydenotoissa lomakkeen lähettäjältä.

Tietojen vastaanottajat ja luovuttaminen

Avustustoiminnan tietoja käsittelevät säätiön hallitus sekä tarvittaessa säätiön käyttämät ulkopuoliset asiantuntijat ja palveluntarjoajat. Kaikkia tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus, ja pääsy tietoihin on rajattu tehtävän edellyttämään laajuuteen ja kestoon.

Säätiö voi luovuttaa tietoja Verohallinnolle lakisääteisten velvoitteidensa täyttämiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa myös muille säätiöille ja rahastoille, kuitenkin vain siltä osin kuin se on tarpeellista. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

Yhteydenottojen tietoja käsittelee säätiö, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille muutoin kuin lain niin edellyttäessä.

Yhteydenottolomakkeen tekninen toteutus

Kun lähetät yhteydenottolomakkeen, tiedot käsitellään verkkosivuston alustan palvelinfunktiossa ja välitetään sähköpostitse säätiön omalla sähköpostipalvelimella osoitteeseen info@pghartwallsstiftelse.fi. Viestit päätyvät säätiön sähköpostijärjestelmään.

Lomaketietoja ei tallenneta erilliseen kolmannen osapuolen lomakepalveluun. Verkkosivuston alusta- ja sähköpostipalvelut hankitaan ulkopuolisilta palveluntarjoajilta, jotka käsittelevät tietoja säätiön lukuun ja joiden kanssa on sovittu henkilötietojen käsittelystä.

Avustuspäätösten ja tietojen julkaiseminen

Säätiö voi julkaista avustuksensaajista nimen, avustuksen käyttötarkoituksen, kotipaikan, avustuksen suuruuden, päätöspäivän ja toimialan. Tietoja voidaan julkaista säätiön julkaisuissa, verkkosivustolla ja sosiaalisessa mediassa.

Julkaisemisen tarkoituksena on ylläpitää avustustoiminnan julkista luotettavuutta ja välttää päällekkäistä rahoitusta. Säätiö ei luovuta avustuspäätöksiin liittyviä lausuntoja tai arvioita.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siltä osin kuin verkkosivuston alusta- tai sähköpostipalvelun tarjoaja käsittelee tietoja talousalueen ulkopuolella, käsittely on suojattu asianmukaisin suojatoimin, kuten Euroopan komission hyväksymin vakiolausekkein.

Säilytysaika

Avustustoiminnan tietoja säilytetään vähintään 10 vuotta. Lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpitoa koskevat säännökset, voivat edellyttää tietojen säilyttämistä tämänkin jälkeen.

Yhteydenottojen tiedot säilytetään niin kauan kuin yhteydenoton käsittely sitä edellyttää. Tämän jälkeen viestit poistetaan, jollei niiden säilyttämiseen ole erityistä syytä.

Tietojen suojaaminen

Henkilötietoja käsitellään niin, ettei rekisteröidyn yksityisyyttä vaaranneta perusteettomasti. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät, ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Tiedot ja niiden liitteet suojataan ulkopuolisilta. Sähköisesti käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisin teknisin toimenpitein, kuten salatuin yhteyksin ja pääsynhallinnan keinoin.

Automaattinen päätöksenteko

Säätiö ei tee henkilötietojen perusteella automaattisia päätöksiä eikä profiloi rekisteröityjä. Lopullisen päätöksen tekee aina useampi henkilö.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa itseään koskevat tiedot ja saada tietää, käsitelläänkö hänen tietojaan säätiön rekisterissä
• pyytää virheellisen tiedon oikaisemista
• pyytää tietojensa poistamista, jos käsittelylle ei ole laillista perustetta
• vaatia käsittelyn rajoittamista laissa säädetyissä tilanteissa
• vastustaa käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
• peruuttaa antamansa suostumus, kun käsittely perustuu suostumukseen

Pyynnöt tehdään kirjallisesti ja allekirjoitettuina osoitteeseen info@pghartwallsstiftelse.fi. Säätiö voi pyytää pyynnön esittäjää vahvistamaan henkilöllisyytensä. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittely on tietosuoja-asetuksen vastaista. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

Evästeet

Verkkosivusto käyttää vain sivuston toiminnan ja tietoturvan kannalta välttämättömiä evästeitä. Sivustolla ei käytetä seuranta-, analytiikka- tai markkinointievästeitä, eikä kävijöitä yksilöidä. Välttämättömät evästeet eivät edellytä erillistä suostumusta.

Selosteen muuttaminen

Säätiö voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintansa tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen seloste on saatavilla säätiön verkkosivustolla.